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食品企业质量记录的规范管理

[更新时间:2017-06-28 15:21:56    查看次数:1639]

如(ru)果(guo)说企(qi)(qi)业的(de)(de)(de)体(ti)系文(wen)件是(shi)(shi)树(shu)干 ,那么每一个生产记录就是(shi)(shi)一片树(shu)叶(ye)。记录是(shi)(shi)记载过程(cheng)状态和(he)过程(cheng)结果(guo)的(de)(de)(de)文(wen)件,是(shi)(shi)质量(liang)(liang)管(guan)理体(ti)系文(wen)件的(de)(de)(de)一个重要(yao)组成(cheng)部分(fen)。记录必须如(ru)实记载产品质量(liang)(liang)的(de)(de)(de)形成(cheng)过程(cheng)和(he)***终(zhong)状态,真实、有效(xiao)地(di)反映企(qi)(qi)业质量(liang)(liang)控制的(de)(de)(de)状况,同时也能为检验检疫(yi)人(ren)员的(de)(de)(de)日(ri)常监管(guan)和(he)评审提供(gong) 重要(yao)依(yi)据。

  但在工作中(zhong),笔者常(chang)发现(xian)有(you)(you)些(xie)企(qi)业(ye)即(ji)使有(you)(you)完(wan)备的体系(xi)文件,各(ge)项记录(lu)表格齐全(quan),但由于人员素质(zhi)或企(qi)业(ye)质(zhi) 量(liang)控制能力等原(yuan)因(yin),现(xian)场记录(lu)往(wang)(wang)往(wang)(wang)出现(xian)偏差(cha),甚至(zhi)虚(xu)假(jia)记录(lu),使记录(lu)失去了(le)(le)应有(you)(you)的作用,既影(ying)(ying)响了(le)(le)食品质(zhi)量(liang)监控,也影(ying)(ying)响了(le)(le)检(jian)验检(jian)疫人员对(dui)食(shi)品质(zhi)量监管和评审。因此,规范食品企业的质(zhi)量 记录管理很有必要。

  记录中常见的问(wen)题:

  •    盲目(mu)记录。记录的(de)(de)(de)设置目(mu)的(de)(de)(de)、功能不明或者记录 不是(shi)为(wei)管理(li)、改进所(suo)用,而(er)是(shi)为(wei)了应付检查。在监管及(ji)评(ping)审(shen)中常(chang)发现企业没有意识到内审(shen)和管理(li)评(ping)审(shen)对于企业提高(gao)自身质控能力(li)的(de)(de)(de)重 要意义,为(wei)了应付检查而(er)胡乱找几个不痛不痒的(de)(de)(de)问题了事。

  •   记(ji)录混乱。记(ji)录填(tian)写(xie)不规(gui)范(fan),无审(shen)核,且丢失(shi)和涂改现(xian) 象严重,写(xie)错别字,语言表达不清,填(tian)写(xie)错误(wu)。如:把豆豉的(de)“豉”字写(xie)成了(le)“鼓”字,样板的(de)“板 ”写(xie)成了(le)“办”。

  • 保存(cun)松懈。保管存(cun)档,责(ze)任不清,未(wei)作(zuo)统一(yi)的(de)规(gui)定。比(bi)如有关温度的(de)记录未(wei)能 按(an)规(gui)定保管两年以上。

  记(ji)录(lu)的设置(zhi):

  •    记(ji)(ji)录(lu)的(de)(de)充分性(xing)(xing)和(he)必(bi)要性(xing)(xing)。记(ji)(ji)录(lu)作(zuo)为(wei)(wei)基础(chu)性(xing)(xing) 和(he)依据(ju)(ju)性(xing)(xing)的(de)(de)数据(ju)(ju),应尽(jin)可能全面(mian)地反映产品(pin)质量形成的(de)(de)过程和(he)结果(guo)以及质量管理(li)体(ti)系的(de)(de)运行(xing)状态和(he)结果(guo)。为(wei)(wei)此,食(shi)品(pin)企业既要从(cong)总(zong)体(ti) 上(shang)评(ping)价记(ji)(ji)录(lu)的(de)(de)充分性(xing)(xing),力求使原(yuan)(yuan)始记(ji)(ji)录(lu)完整,同(tong)时又要对每(mei)一记(ji)(ji)录(lu)的(de)(de)必(bi)要性(xing)(xing)进行(xing)逐一评(ping)审和(he)取舍,选(xuan)择(ze)那些必(bi)要的(de)(de)原(yuan)(yuan)始数据(ju)(ju)作(zuo)为(wei)(wei)记(ji)(ji)录(lu) 。

  • 记(ji)录的(de)规范化和(he)标准化。记(ji)录应做到规范化和(he)标准化,清理废除多余的(de),修(xiu)改(gai)不适用(yong)的(de),沿用(yong)有价值的(de),增补(bu)必需 的(de)。

  记(ji)录的填写要求和注意事项:

   记(ji)(ji)录用(yong)笔(bi)要求。记(ji)(ji)录用(yong)笔(bi)可以用(yong)钢笔(bi)、圆珠 笔(bi)或签字笔(bi),这些笔(bi)能够确保记(ji)(ji)录不(bu)易褪色,不(bu)应用(yong)红(hong)笔(bi)或铅笔(bi)。另外,尽量选(xuan)用(yong)不(bu)带笔(bi)帽(mao)(mao)的记(ji)(ji)录笔(bi),以避(bi)免笔(bi)帽(mao)(mao)脱(tuo)落或丢(diu)失而在生 产中引入物(wu)理杂(za)质。

  1.    记(ji)(ji)录(lu)(lu)的(de)原始性(xing)和真实准(zhun)(zhun)确(que)性(xing)。记(ji)(ji)录(lu)(lu)要保持现场运作(zuo),如实、真实、准(zhun)(zhun)确(que)地(di)记(ji)(ji)载(zai)质(zhi)量信息,才能(neng) 为有效地(di)运行企业的(de)质(zhi)量管理(li)体系并实现持续改进提供可(ke)靠的(de)依据,因此,企业要教育QC、QA填写记(ji)(ji)录(lu)(lu)应实事求(qiu)是、严肃认真,记(ji)(ji)录(lu)(lu) 不(bu)(bu)可(ke)以(yi)重新(xin)抄(chao)写和复印,更(geng)不(bu)(bu)可(ke)加以(yi)修饰和装点(dian)。

       记录(lu)的清晰准(zhun)确(que)。记录(lu)的语(yu)言(yan)和用(yong)字(zi)都(dou)要规范,不但使自己能看(kan) 清楚,也能使别人都(dou)看(kan)清楚。既(ji)减少记录(lu)人员的工(gong)作量,又能表达明确(que)的意思,让(rang)审核者(zhe)或检查人员一目了(le)然。

       笔 误的(de)处(chu)(chu)理。记录(lu)填写(xie)出现(xian)笔误是不可避免的(de),但不要在笔误处(chu)(chu)乱写(xie)乱画,甚至涂成黑色或用修整(zheng)液(ye)加以掩盖。正确的(de)处(chu)(chu)理方法(fa)是:在 笔误的(de)文字(zi)或数据上(shang)(shang),画一横线,再(zai)在笔误处(chu)(chu)的(de)上(shang)(shang)行(xing)间或下(xia)行(xing)间填上(shang)(shang)正确的(de)文字(zi)和数值,同时在旁边进行(xing)签名,并写(xie)上(shang)(shang)日期。

       空白(bai)栏(lan)(lan)目(mu)的填写(xie)。有些记录在运作的情况下无内容(rong)可(ke)填,此时空白(bai)栏(lan)(lan)目(mu)的填写(xie)方法(fa)是在空白(bai)的适(shi)中(zhong)位置画一横线(xian), 表示记录者已经关注到这一栏(lan)(lan)目(mu),只(zhi)是无内容(rong)可(ke)填,就以一横线(xian)代之;如(ru)果纵向(xiang)有几(ji)行(xing)均无内容(rong)填写(xie),亦可(ke)用(yong)(yong)一斜(xie)线(xian)代之,但(dan)不可(ke)以用(yong)(yong) 省略号(hao)或波浪线(xian)。

       签名(ming)要求。记录中会包含各种类型(xing)的(de)签名(ming),有现(xian)场操(cao)作后(hou)的(de)签名(ming),有认可、审(shen)定、批(pi)准等(deng)签名(ming), 这些签名(ming)都是权(quan)限(xian)和(he)相互(hu)关系的(de)体现(xian),是记录运作中不可少的(de)组成部分。企(qi)业(ye)应将签名(ming)加(jia)以(yi)备(bei)(bei)案(an),并规定签名(ming)权(quan)限(xian)。如签名(ming)有省略或(huo) 以(yi)其他语言文字代替,则应在备(bei)(bei)案(an)中加(jia)以(yi)特殊说明。

  记录的管理和控制(zhi):

   记录的(de)(de)标识(shi)。应具有惟(wei)一性标识(shi),为了便(bian)于归档和(he)检索,记录应具有分(fen)类号(hao)和(he)流水(shui)号(hao)。标识(shi)的(de)(de)内容应包(bao)括:记录表(biao)(biao)格(ge)所属的(de)(de)质(zhi)量管(guan)理(li)文件 的(de)(de)编(bian)号(hao)、版本号(hao)、表(biao)(biao)号(hao)、页号(hao)等。

  1.    记录的(de)储存(cun)和保管(guan)(guan)。记录应当按照档案要求立卷保管(guan)(guan)。记录的(de)保管(guan)(guan)由专人或专门(men)(men)的(de)主管(guan)(guan)部门(men)(men)负(fu)责,应建立必(bi)要的(de)保管(guan)(guan)制度,保管(guan)(guan)方式(shi)方便检索和取用,保管(guan)(guan)环(huan)境要适宜可靠。同时针对(dui)不同要求确定各类记录的(de)保存(cun)期(qi)限(xian)。

       记录(lu)(lu)的检索。一项(xiang)(xiang)(xiang)质量活动往(wang)往(wang)涉及多(duo)项(xiang)(xiang)(xiang)记录(lu)(lu)的内容(rong)和(he)(he)表格,为了(le)避(bi)免漏项(xiang)(xiang)(xiang),应当对记录(lu)(lu)进行编目。编目具 有引导和(he)(he)路径(jing)作用(yong),可以便于记录(lu)(lu)的查阅(yue)和(he)(he)使(shi)(shi)用(yong),使(shi)(shi)查阅(yue)对该项(xiang)(xiang)(xiang)质量活动的记录(lu)(lu)能有一个整(zheng)体的了(le)解。******将记录(lu)(lu)的查阅(yue)纳入计算机管理。

   记录的(de)处(chu)置。超过规定保存期限的(de)记录,应统一(yi)进行处(chu)理,销(xiao)毁时(shi)应有企业文(wen)件(jian)记录管理的(de)相(xiang)关部门签发销(xiao)毁许(xu)可(ke)并有现场销(xiao)毁记录。

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